VSZJA-Unternehmer? So können Sie Ihre tatsächlichen Kosten geltend machen

Der größte Vorteil der unternehmerischen Einkommensteuer (VSZJA) gegenüber der Pauschalsteuer besteht darin, dass Sie nicht eine gesetzliche Quote, sondern Ihre tatsächlich angefallenen, durch Rechnung belegten Kosten von Ihrem Umsatz abziehen können. Diese Flexibilität geht jedoch mit mehr Verwaltungsaufwand einher.

Was gilt als anerkennbare Kosten?

Grundregel: Eine Kostenposition ist absetzbar, wenn sie unmittelbar mit Ihrer unternehmerischen Tätigkeit zusammenhängt und Sie einen ordnungsgemäßen Beleg dafür haben (Rechnung, in gesetzlich zulässigen Fällen auch ein Kassenbon). Typische, häufig geltend gemachte Posten:

Büroausstattung, Software, Abonnements
Materialkosten, sofern Sie ein physisches Produkt oder Rohmaterial haben
Mietkosten (wenn Sie die Räumlichkeit tatsächlich betrieblich nutzen)
Reise- und Dienstreisekosten im Zusammenhang mit der Tätigkeit
Marketing- und Werbeausgaben
Buchhaltungs- und Beratungshonorare

Was ist nicht oder nur teilweise absetzbar?

Gemischt genutzte Wirtschaftsgüter (z. B. das eigene Auto, der private Internetanschluss, sofern nicht ausschließlich betrieblich genutzt) — hier lassen sich die Kosten oft nur anteilig, im Umfang der betrieblichen Nutzung geltend machen, wofür eine unterstützende Aufzeichnung (z. B. ein Fahrtenbuch) erforderlich ist.
Repräsentations- und Bewirtungskosten — für sie gelten spezielle Regeln, sie sind nicht in jedem Fall und nicht unbegrenzt absetzbar.
Abschreibung (Wertminderung) — bei höherwertigen Wirtschaftsgütern (z. B. Laptop, Ausrüstung) wird der Wert nicht auf einmal, sondern über Jahre verteilt, nach festgelegten Abschreibungssätzen abgesetzt, nicht sofort in voller Höhe des Kaufpreises.

Worauf Sie bei der Belegführung achten sollten

Verlangen Sie immer eine Rechnung auf Ihre eigene Steuernummer bzw. Ihren Namen — ein einfacher Kassenbon reicht in vielen Fällen nicht aus, um eine betriebliche Kostenposition zu belegen.
Halten Sie die Belege geordnet und chronologisch — bei einer eventuellen Prüfung müssen Sie sie schnell vorlegen können.
Führen Sie bei gemischt genutzten Wirtschaftsgütern Aufzeichnungen — ohne diese ist es schwer, die anteilige Geltendmachung nachzuweisen.
Fragen Sie im Zweifel einen Buchhalter, ob eine bestimmte Position absetzbar ist — eine fehlerhafte Verbuchung kann bei einer Prüfung ernsthafte Folgen haben.

Warum lohnt es sich, die Kosten sorgfältig zu erfassen?

Bei der VSZJA zahlen Sie auf Ihren Gewinn (Umsatz minus anerkannte Kosten) 15% SZJA sowie 18,5% TB-Beitrag (Sozialversicherungsbeitrag) und 13% szocho (Sozialabgabe) (unter Berücksichtigung der Mindestbemessungsgrundlage — siehe unseren Artikel Mindestlohn vs. garantierter Lohnmindestbetrag). Je genauer und vollständiger Sie Ihre tatsächlichen Kosten dokumentieren, desto genauer spiegelt Ihre Bemessungsgrundlage Ihren tatsächlichen Gewinn wider — das ist in beide Richtungen wichtig: Sie zahlen weder unnötig zu viel, noch gehen Sie mit einer lückenhaften Abrechnung ein Risiko ein.

Penzum hilft

Die Ausgabenerfassung von Penzum hilft Ihnen, kategorisiert (auch mit Rechnungsfoto) Ihre laufenden Kosten im Jahresverlauf nachzuverfolgen, sodass Sie bei der Jahres- (oder Quartals-)Abrechnung nicht nachträglich alles zusammensuchen müssen.

Sind Sie sich bei einer konkreten Kostenart unsicher, ob sie absetzbar ist? In der Penzum-Hilfe finden Sie weitere Anhaltspunkte. (genauer Link wird noch geprüft und ergänzt)